กลับสารบัญ

คู่มือระบบส่งงานออนไลน์

คู่มือสำหรับผู้ใช้งาน: ส่งงาน PDF ตรวจงาน ขีดเขียน ลงนาม บันทึกหลังแผน และติดตามสถานะ

คู่มือนี้เป็นเวอร์ชันสำหรับผู้ใช้งาน
ตัดรายละเอียดเชิงเทคนิคที่ไม่ควรเปิดเผยออกแล้ว เช่น โครงสร้างเครื่องแม่ข่าย ชื่อไฟล์ตั้งค่าภายใน ชื่อตารางฐานข้อมูล ชื่อคีย์จัดเก็บไฟล์ และรายละเอียด token การแจ้งเตือน
Infographic คู่มือระบบส่งงานออนไลน์

ขั้นตอนและรายละเอียดการใช้งาน

1

1. ภาพรวมระบบส่งงานออนไลน์

ระบบส่งงานออนไลน์เป็นระบบสำหรับครูและบุคลากรใช้ส่งเอกสารงานในรูปแบบ PDF เช่น แผนการจัดการเรียนรู้ วิจัย SAR PA รายงาน PA และงานเอกสารอื่น ๆ ของโรงเรียน ช่วยให้การส่ง ตรวจ แก้ไข ลงนาม และติดตามสถานะงานเป็นระบบมากขึ้น
2

2. ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้อง

ผู้ใช้งานหลักประกอบด้วยผู้ส่งงาน ผู้รับผิดชอบตรวจงาน ผู้บริหาร และผู้ดูแลระบบ โดยแต่ละบทบาทจะเห็นเมนูและเครื่องมือแตกต่างกันตามสิทธิ์ที่ได้รับ ผู้ส่งงานสามารถดูแลรายการของตนเอง ผู้ตรวจสามารถตรวจงานที่ได้รับมอบหมาย ส่วนผู้บริหารและผู้ดูแลระบบสามารถติดตามภาพรวมตามสิทธิ์
3

3. การเลือกหัวข้อส่งงาน

ก่อนส่งงาน ผู้ใช้ต้องเลือกหัวข้อที่ต้องการส่ง เช่น แผนการจัดการเรียนรู้ วิจัย SAR PA รายงาน PA หรือหัวข้ออื่นที่โรงเรียนกำหนดไว้ แต่ละหัวข้ออาจมีรอบหรือความถี่การส่งต่างกัน เช่น ส่งรายเดือน รายภาคเรียน หรือรายปี
4

4. การส่งไฟล์ PDF ครั้งแรก

การส่งงานเริ่มจากการอัปโหลดไฟล์ PDF ต้นฉบับครั้งแรกเท่านั้น ไฟล์ควรมีเนื้อหาครบถ้วน อ่านชัดเจน และมีขนาดไม่เกินที่ระบบกำหนด หากเอกสารมีขนาดใหญ่ ควรแบ่งส่งเป็นรอบหรือครั้งตามแนวทางของโรงเรียน
5

5. ข้อกำหนดของไฟล์งาน

ระบบรองรับไฟล์ PDF เป็นหลัก ผู้ใช้ควรตรวจสอบชื่อไฟล์ ความถูกต้องของเนื้อหา จำนวนหน้า และความชัดเจนของเอกสารก่อนส่งงาน ไม่ควรแนบไฟล์ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกินจำเป็น และควรหลีกเลี่ยงไฟล์ที่เสียหายหรือเปิดอ่านไม่ได้
6

6. งานของฉัน

เมนูงานของฉันใช้สำหรับดูรายการงานที่ผู้ใช้เคยส่ง สามารถดูหัวข้อ ชื่องาน ครั้งที่ส่ง สถานะ วันที่ส่ง และไฟล์ PDF ที่เกี่ยวข้อง ผู้ใช้สามารถเปิดรายละเอียดงานหรือเปิดเครื่องมือขีดเขียน PDF ตามสิทธิ์ของตนเองได้
7

7. รายละเอียดงาน

หน้ารายละเอียดงานแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่องาน หัวข้อ ผู้ส่งงาน สถานะ ไฟล์ปัจจุบัน ประวัติไฟล์ และประวัติการดำเนินงาน ผู้ใช้ควรใช้หน้านี้เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าและเปิดไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น
8

8. การขีดเขียนและแก้ไขบน PDF

หลังจากส่งไฟล์ PDF ครั้งแรกแล้ว การแก้ไข ตรวจ เพิ่มหมายเหตุ หรือเขียนลงบนเอกสารจะทำผ่านเครื่องมือ annotate ในระบบเท่านั้น ผู้ใช้ไม่ต้องเลือกไฟล์ใหม่จากเครื่องอีก ระบบจะเปิดไฟล์ปัจจุบันให้ขีดเขียน ใส่ข้อความ ทำเครื่องหมาย และบันทึกเป็นเวอร์ชันใหม่ให้อัตโนมัติ
9

9. เครื่องมือ annotate

เครื่องมือ annotate รองรับการเขียนด้วยปากกา การขีดเส้น การไฮไลต์ การใส่ข้อความ เครื่องหมายถูก เครื่องหมายผิด การลบเส้น และการเซ็นเอกสาร ผู้ใช้ควรเลือกเครื่องมือให้เหมาะกับงาน เช่น ใช้ปากกาเพื่อแนะนำจุดแก้ไข ใช้ข้อความเพื่อใส่ข้อเสนอแนะ และใช้เครื่องมือเซ็นเมื่อเอกสารผ่านการตรวจแล้ว
10

10. การบันทึกหลังแผน

สำหรับงานประเภทแผนการจัดการเรียนรู้ ผู้ส่งงานสามารถเปิดไฟล์ผ่าน annotate เพื่อบันทึกหลังแผนหรือเพิ่มข้อมูลหลังจัดการเรียนรู้ ระบบจะบันทึกเป็นเวอร์ชันใหม่ เพื่อให้ยังคงเก็บประวัติไฟล์ก่อนหน้าไว้ตรวจสอบย้อนหลังได้
11

11. การลงนามเอกสาร

ผู้มีสิทธิ์ลงนามสามารถเปิดไฟล์ผ่าน annotate เพื่อเซ็นหรือทำเครื่องหมายอนุมัติบนเอกสารได้ เมื่อบันทึกแล้ว ระบบจะสร้างเวอร์ชันใหม่ของไฟล์ที่มีลายเซ็นหรือเครื่องหมายกำกับ โดยไม่ลบไฟล์เดิม
12

12. ระบบตรวจงาน 3 ลำดับขั้น (3-Level Review System)

ระบบส่งงานรองรับการตรวจผ่านสายพานแบบ 3 ลำดับ (ลำดับที่ 1 -> 2 -> 3) อย่างเคร่งครัด งานจะถูกส่งให้ผู้ตรวจลำดับที่ 1 ก่อน เมื่อผ่านการอนุมัติจึงจะส่งต่อไปยังลำดับถัดไป ผู้ตรวจในลำดับที่สูงกว่าจะไม่สามารถเห็นหรือตรวจงานได้หากยังไม่ผ่านลำดับก่อนหน้า และหากมีการสั่ง "แก้ไข" งานจะถูกตีกลับไปให้ผู้ส่ง และเริ่มต้นใหม่ที่ลำดับที่ 1 เสมอ
13

13. การให้ข้อเสนอแนะ

เมื่อพบจุดที่ต้องแก้ไข ผู้ตรวจควรระบุข้อเสนอแนะให้ชัดเจน เช่น หน้าที่ต้องแก้ไข หัวข้อที่ต้องเพิ่มเติม หรือข้อสังเกตสำคัญ เพื่อให้ผู้ส่งงานเข้าใจและดำเนินการแก้ไขได้ถูกต้อง
14

14. ประวัติไฟล์และเวอร์ชัน

ทุกครั้งที่มีการบันทึกจาก annotate ระบบจะสร้างไฟล์เวอร์ชันใหม่และเก็บประวัติไว้ ผู้ใช้สามารถดูได้ว่าไฟล์แต่ละเวอร์ชันบันทึกเมื่อใด โดยใคร และใช้สำหรับอะไร เช่น ฉบับแก้ไข ฉบับลงนาม หรือบันทึกหลังแผน
15

15. การแจ้งเตือนอัจฉริยะผ่าน Telegram

เมื่อมีการส่งงานใหม่หรือส่งต่องานมาถึงคิว ระบบจะส่งแจ้งเตือน Telegram ไปยัง ผู้ตรวจในลำดับที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เพื่อลดความสับสนและไม่รบกวนผู้บริหารระดับสูงจนกว่างานนั้นจะถูกตรวจผ่านมาจากลำดับก่อนหน้า ผู้ใช้สามารถผูก Telegram ID ได้ที่เมนูตั้งค่าโปรไฟล์ส่วนตัว
16

16. Dashboard สรุปงาน

Dashboard ใช้ดูภาพรวมของระบบ เช่น จำนวนงานที่ส่ง จำนวนงานรอตรวจ งานที่ต้องแก้ไข งานที่ผ่านแล้ว และสถิติตามหัวข้อ ผู้บริหารหรือผู้มีสิทธิ์สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อติดตามความคืบหน้าของงานภายในโรงเรียน
17

17. การค้นหาและตัวกรอง

ผู้ใช้สามารถค้นหางานจากชื่องาน หัวข้อ สถานะ หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อช่วยให้พบรายการที่ต้องการได้รวดเร็ว โดยเฉพาะเมื่อมีงานจำนวนมากในหลายหัวข้อหรือหลายรอบการส่ง
18

18. การลบงาน

การลบงานควรทำอย่างระมัดระวัง เพราะจะส่งผลต่อไฟล์และประวัติที่เกี่ยวข้อง หากต้องการลบงานทั้งรายการ ควรตรวจสอบก่อนว่าไม่ได้เป็นเอกสารที่ผ่านการตรวจหรือมีความสำคัญต่อการเก็บหลักฐานของโรงเรียน
19

19. ข้อควรระวังด้านข้อมูล

ก่อนส่งหรือเผยแพร่เอกสาร ผู้ใช้ควรตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น เช่น เลขประจำตัวประชาชน เบอร์โทรส่วนตัว ที่อยู่ส่วนตัว หรือข้อมูลนักเรียนที่ไม่ควรเปิดเผย หากพบข้อมูลอ่อนไหวควรปรับแก้เอกสารให้เหมาะสมก่อนส่ง
20

20. สรุป Workflow ทั้งระบบ

กระบวนการทำงานหลัก (3-Level Review)
  1. ผู้ส่ง: เลือกหัวข้อและอัปโหลดไฟล์ PDF ครั้งแรก
  2. ผู้ตรวจลำดับที่ 1: ตรวจงาน ให้ข้อเสนอแนะ และอนุมัติ (หากสั่งแก้ไข งานจะกลับไปหาผู้ส่ง)
  3. ผู้ตรวจลำดับที่ 2: ตรวจงานต่อจากลำดับ 1
  4. ผู้ตรวจลำดับที่ 3: ตรวจขั้นสุดท้ายและอนุมัติ
หลักสำคัญคือ อัปโหลดไฟล์ PDF ครั้งแรกครั้งเดียว หลังจากนั้นทุกการแก้ไข ตรวจ ลงนาม และบันทึกหลังแผน ให้ทำผ่าน annotate ในระบบ เท่านั้น (หากไม่มีผู้ตรวจในลำดับใด ระบบจะข้ามไปลำดับถัดไปให้อัตโนมัติ)