คู่มือระบบสถิตินักเรียน

1. ภาพรวมระบบสถิตินักเรียน

ระบบสถิตินักเรียนใน PK e-Saraban ใช้สำหรับบันทึกและรายงานข้อมูลการมาเรียนของนักเรียน โดยแยกระบบออกเป็น 2 ส่วนหลัก ได้แก่ ระบบเช็คชื่อนักเรียนสถิติประจำวัน และระบบเช็คชื่อนักเรียนรายกิจกรรม เพื่อให้เหมาะกับการใช้งานจริงของโรงเรียน

2. ระบบเช็คชื่อนักเรียนสถิติประจำวัน

ใช้สำหรับบันทึกและดูภาพรวมการมาเรียนประจำวัน เช่น มาเรียน ขาดเรียน ลา สาย และสรุปภาพรวมทั้งโรงเรียน เหมาะสำหรับการตรวจสอบข้อมูลรายวัน รายห้อง รายช่วงเวลา รายบุคคล และรายงานภาพรวมของโรงเรียน

3. ระบบเช็คชื่อนักเรียนรายกิจกรรม

ใช้สำหรับเช็คชื่อนักเรียนตามกิจกรรมหรือรอบการเรียนหลายครั้งในวันเดียว เช่น ทำความสะอาดเขตรับผิดชอบ เข้าแถวตอนเช้า คาบเรียน กิจกรรมลูกเสือ กิจกรรมชุมนุม หรือกิจกรรมอื่น ๆ ที่โรงเรียนกำหนดเอง

4. ผู้ใช้งานและสิทธิ์

ผู้ใช้งานแต่ละระดับสามารถเข้าถึงระบบตามบทบาทที่ได้รับมอบหมายจากโรงเรียน โดยข้อมูลจะแยกตามโรงเรียนของตนเอง ครูสามารถเช็คชื่อนักเรียนในห้องหรือกิจกรรมที่รับผิดชอบได้ ส่วนผู้บริหารและเจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบรายงานภาพรวมของโรงเรียนได้ตามสิทธิ์

5. การเข้าสู่ระบบ

1. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีของโรงเรียน
2. เลือกเมนูระบบเช็คชื่อนักเรียนสถิติประจำวัน หรือระบบเช็คชื่อนักเรียนรายกิจกรรม
3. ตรวจสอบชื่อโรงเรียนและบัญชีผู้ใช้งานให้ถูกต้องก่อนเริ่มบันทึกข้อมูล

6. การเลือกข้อมูลก่อนเช็คชื่อ

ก่อนบันทึกข้อมูลควรเลือกวันที่ ชั้นเรียน ห้องเรียน และรูปแบบรายงานให้ถูกต้อง หากเป็นระบบรายกิจกรรม ให้เลือกชื่อกิจกรรมหรือรอบการเรียนที่ต้องการเช็คชื่อก่อนเริ่มบันทึกสถานะนักเรียน

7. การบันทึกสถานะนักเรียน

เลือกสถานะของนักเรียนแต่ละคน เช่น มาเรียน ขาดเรียน ลา หรือสาย จากนั้นตรวจสอบรายชื่อและสถานะให้ครบถ้วนก่อนกดบันทึก หากพบข้อมูลผิดพลาด ควรแก้ไขให้ถูกต้องก่อนนำรายงานไปใช้งาน

8. ตัวอย่างกิจกรรมที่สามารถเช็คชื่อได้

ตัวอย่างกิจกรรมที่สามารถนำมาใช้กับระบบรายกิจกรรม ได้แก่ ทำความสะอาดเขตรับผิดชอบ เข้าแถวตอนเช้า คาบ 1 ถึงคาบ 8 เข้าแถวกลับบ้าน กิจกรรมลูกเสือ กิจกรรมชุมนุม หรือกิจกรรมอื่น ๆ ที่โรงเรียนกำหนดเอง

9. ความหมายของสถานะ

มา / เข้าร่วม: ใช้เมื่อนักเรียนมาเรียนหรือเข้าร่วมกิจกรรมตามปกติ
ขาด: ใช้เมื่อนักเรียนไม่มาเรียนหรือไม่เข้าร่วมกิจกรรมโดยไม่มีข้อมูลลา
ลา / สาย: ใช้เมื่อนักเรียนได้รับอนุญาตให้ลา หรือมาช้ากว่ากำหนดเวลา

10. รายงานสถิติประจำวัน

รายงานสถิติประจำวันใช้ดูภาพรวมการมาเรียนทั้งโรงเรียน สามารถแยกตามชั้น ห้อง และระดับชั้นได้ เหมาะสำหรับใช้เป็นเอกสารสรุปประจำวัน และใช้ตรวจสอบข้อมูลการมาเรียนของนักเรียนในแต่ละช่วงเวลา

11. รายงานรายกิจกรรม

รายงานรายกิจกรรมใช้ดูจำนวนการเข้าร่วมกิจกรรมแต่ละครั้ง สรุปตามกิจกรรมที่เช็ค สรุปตามครูผู้เช็ค และดูประวัติของนักเรียนรายบุคคล ช่วยให้โรงเรียนติดตามการเข้าร่วมกิจกรรมได้ละเอียดกว่าการเช็คชื่อประจำวัน

12. การพิมพ์หรือบันทึก PDF

กดปุ่มพิมพ์หรือบันทึก PDF ในหน้ารายงาน ตรวจสอบตัวอย่างก่อนพิมพ์ เลือกเครื่องพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF และตรวจสอบวันที่ ชื่อโรงเรียน ชั้นเรียน ห้องเรียน และข้อมูลในตารางก่อนบันทึกทุกครั้ง

13. การส่งออก Excel

การส่งออก Excel ใช้สำหรับนำข้อมูลไปตรวจสอบหรือจัดเก็บเพิ่มเติม ควรตรวจสอบช่วงวันที่ก่อนดาวน์โหลด และควรจัดเก็บไฟล์ในพื้นที่ที่ปลอดภัย เพราะข้อมูลการมาเรียนเป็นข้อมูลของนักเรียน

14. ข้อควรระวังก่อนใช้งานรายงาน

ก่อนพิมพ์รายงานภาพรวมโรงเรียน ให้ตรวจสอบวันที่ ชั้นเรียน ห้องเรียน ยอดรวม และสถานะนักเรียนให้ถูกต้อง โดยเฉพาะกรณีมีการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังหรือมีการเช็คชื่อหลายรอบในวันเดียวกัน

15. ความปลอดภัยของข้อมูลนักเรียน

ไม่ควรส่งออกหรือแชร์รายงานนักเรียนให้บุคคลภายนอกโดยไม่จำเป็น ไม่ควรเปิดหน้าจอรายงานทิ้งไว้ในเครื่องสาธารณะ ควรออกจากระบบทุกครั้งเมื่อใช้งานเสร็จ และควรตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้งานในโรงเรียนให้เหมาะสมกับหน้าที่

16. แนวทางการตั้งชื่อกิจกรรม

ควรกำหนดชื่อกิจกรรมให้เป็นรูปแบบเดียวกันในโรงเรียน เช่น ใช้คำว่า “คาบ 1” ให้เหมือนกันทุกครั้ง ไม่สลับกับ “คาบที่ 1” เพื่อให้รายงานสรุปข้อมูลได้เป็นระเบียบและค้นหาย้อนหลังได้ง่าย

17. เมื่อข้อมูลผิดพลาด

หากพบข้อมูลผิดพลาด ให้ผู้มีสิทธิ์แก้ไขข้อมูลก่อนนำรายงานไปใช้งานจริง ควรตรวจสอบวันที่ ห้องเรียน ชื่อกิจกรรม และสถานะของนักเรียนก่อนยืนยันการใช้งานรายงาน

18. สรุปขั้นตอนการทำงานทั้งระบบ

เข้าสู่ระบบ เลือกเมนูเช็คชื่อ เลือกวันที่และห้องเรียน บันทึกสถานะนักเรียน ตรวจสอบรายงาน พิมพ์หรือบันทึก PDF